О системе

ООО «Результат»

Профессиональная система электронного документооборота
Result-Systems

info@result-systems.online
+7 (921) 799-12-18

Информация о системе

Введение

СЭД представляет собой множество независимых систем разного уровня сложности, обменивающихся между собой сообщениями определенного формата. Транспортный уровень вынесен из системы (это может быть автопроцессинг VipNet, ftp и пр.). Если серверы БД находятся в одной локальной сети, то транспортный уровень не используется, - документ копируется в базу данных получателя.
Один сервер приложений может обслуживать несколько структурных подразделений или юр. лиц, а может быть установлен на локальный компьютер как сервис Windows.
При входе в систему открывается стартовая страница, на которой представлены журналы документов, доступные данному пользователю. Состав доступных пользователю журналов определяется настройками системы и может составлять от 2-3 журналов до несколько десятков.
Общее количество журналов может достигать нескольких тысяч.

Краткое описание системы

• соответствует требованиям к делопроизводству и документообороту в российских государственных учреждениях и спецификации Европейской Комиссии MoReq2010;
• не имеет ограничений на количество пользователей;
• не имеет ограничений на количество журналов документов;
• включает типовую отчетность: просрочка, исполнительская дисциплина, напоминания;
• поддерживает взаимодействие с исполнителями по электронной почте;
• обеспечивает многоуровневый электронный документооборот, включая электронное согласование документов;
• Полнотекстовый поиск реализован с использованием поискового сервера Sphinx (авторы Андрей Аксенов и Петр Зайцев).
• Обработка конфликтов при одновременном редактировании на уровне полей
• проста в обслуживании (переход на новый год занимает примерно 30 минут);
• использует в качестве серверной платформы MS Windows Server или Unix сервер (Linux Ubuntu/ Debian и др.).
• использует в качестве серверов баз данных SQLite / MySQL / PostgreSQL;
• использует в качестве клиентского рабочего места Mozilla Firefox или Google Chrom.
• поддерживает распределенное хранение данных (несколько SQL-серверов в одной локальной сети), легко масштабируется;
• поддерживает межведомственный электронный документооборот (МЭДО, VipNet);
• включает типовой общероссийский тематический классификатор обращений граждан, утвержденный Администрацией Президента РФ.
• обеспечивает выгрузку данных на портал ССТУ.РФ в соответствии с указом Президента РФ от 17.04.2017г. № 171.

Структура системы

http-клиент <=> сервер приложений (AppServer) <=> sql серверы

Клиентская часть реализована на javascript и html5 в соответствие со спецификацией w3c и рассчитана на использование браузеров Mozilla Firefox, Google Chrome или совместимых. Взаимодействие с AppServer по протоколу http с использованием встроенной digest-аутентификации браузера (RFC 2617).
AppServer после аутентификации проверяет авторизован ли пользователь для выполнения конкретного действия, формирует (если нужно) запрос к sql-серверу и возвращает ответ.
AppServer создан на Python 3.5, платформонезависим. Взаимодействие с sql-серверами через Python DB API 2.0 (SQLite3, MySQL, PostgreSQL). Присоединенные файлы в зависимости от настроек могут храниться в блобах и/или в виде файлов ОС. Тесты показали, что с файлами система работает быстрее, чем с БД. Текстовые вложения сжимаются.
Документоориентированная база данных имеет нереляционную распределенную структуру и может быть размещена на нескольких разнородных sql-серверах. Выполнение сложных запросов с обращением к разным sql-серверам (перекрёстные ссылки, сводки, отчетность) обеспечивает AppServer.

Коллективная работа с документами

Электронный документооборот основан на доменной структуре организации. Подразделения имеют иерархическое доменное имя. Обмен документами обеспечивается за счет сложного копирования документа из журнала документов одного домена в журнал другого домена. Вложения не копируются, если оба журнала расположены на одном sql-сервере. Если на разных, то копируются. Документооборот с филиалами реализован по аналогии с протоколом VipNet "Деловая почта": сообщения в виде json-объектов упаковываются в архив, у которого имя файла содержит домен получателя (пример: RF.AKK.MOKAVR^9DB86BFDCC714871B47902647A2894E2.zip). Транспортный уровень вынесен из системы (это может быть автопроцессинг VipNet, ftp и пр.).
Система поддерживает отправку уведомлений пользователям по e-mail (протокол SMTP), а также регистрацию в отдельном журнале голосовых сообщений, загружаемых с автоответчика по протоколу IMAP4.
Полнотекстовый поиск реализован с использованием поискового сервера Sphinx (авторы Андрей Аксенов и Петр Зайцев).
Удаление документов мягкое, ни документы, ни вложения фактически не удаляются.
При одновременном редактировании разными пользователями одних и тех же полей документа могут возникать конфликты. В этом случае пользователю выводится диалог о том, что поле, которое он хочет изменить, уже изменил кто-то другой и показывается новое (конфликтное) значение. Пользователь разрешает конфликт либо отказавшись от изменений, либо перезаписав документ.
Конфигурация системы описана в модулях Setup и Life. Setup находится в локальной базе данных в каталоге RS, и описывает главный sql-сервер организации. Life загружается с главного сервера и включает описания всех журналов документов, конфигурацию AppServer и дополнительных sql-серверов, права и пароли пользователей, группы, стартовые html-страницы для разных пользователей и групп, расписание старта агентов, задания на резервное копирование, описание отчетов, а также несколько десятков справочников.

Документооборот со структурными подразделениями (СП)

При создании отметки о передаче на СП документ автоматически пересылается (копируется) в журнал соответствующего СП. В новой копии документа поле «Вх. №» переносится в поле «Доп. №» и очищается. Документ в журнале СП выделен цветом и находится в начале списка. Специалист СП должен присвоить ему свой порядковый номер.
При создании связанных документов (ответы или повторные обращения) у документа-основания в истории автоматически создаются ссылки. Эти ссылки также участвуют в документообороте. В вышестоящем подразделении будут видеть ссылки на ответы, сделанные в СП, их можно открыть, если сервер БД СП доступен. В СП будут видеть ссылки на документы, созданные в других подразделениях, но открыть их не смогут, потому что у них нет доступа к чужим журналам.
В СП могут в полученной переметке заполнить секцию «Отметка об исполнении» и нажать кнопку «Отправить». Все поля (включая вложения) скопируются в исходную переметку в журнале отправителя, в представлении рядом с переметкой появится соответствующая пиктограмма.

Взаимодействие с МЭДО

Документы, поступившие по каналу МЭДО, в зависимости от вида документа попадают либо в журнал "Входящие", либо в журнал «Письменные обращения граждан». Поле «Вх. №» остается пустым. Документ выделен цветом и находится в начале списка. При присвоении входящего номера отправителю по каналу МЭДО автоматически отправляется уведомление о регистрации.
Для отправки ответа по МЭДО необходимо встать на исходный документ, создать для него отметку о передаче, вложить в нее отсканированные файлы и в поле «Кому направлено» указать МЭДО. Отметка о передаче будет выделена цветом.

Выгрузка данных на портал ССТУ.РФ и другие агенты

Для взаимодействие с другими системами (портал ССТУ.РФ, сайты, базы проблемно-ориентированных систем) используются внешние модули (агенты). В системе предусмотрен запуск агентов по расписанию. Допускается запуск независимых агентов на других серверах, имеющих доступ к базам данных системы.
Импорт данных об обращениях в раздел «Результаты рассмотрения обращений» информационного ресурса ССТУ.РФ в закрытой сети выполнен с учетом требований пошагового руководства для органов власти по настройке функционала (версия 5.1).
Реализовано 2 сценария импорта:
- Автоматизированный импорт (СЭД и КП ССТУ в одной сети). Данные выгружаются автоматически через заданный интервал времени.
- Импорт вручную (СЭД и КП ССТУ в разных сетях). По запросу пользователя в нужной папке создается zip-архив, который должен быть вручную импортирован в ССТУ.

Локальная версия

Система может быть установлена на Windows/XP/Vista/7/10. После инсталляции система автоматически запускается как 2 службы Windows.
- Служба Result-Systems - это сервер приложения (http сервер, порт 8080)
- Служба Result-Systems-C - вспомогательная служба, обеспечивающая обновление версии и выполняющая перезапуск сервера после обновления.

В качестве сервера БД используется SQLite.

Название "Локальная версия" - условно.
Службы "Result-Systems" прекрасно работают на Windows Server. Если в настройках системы в качестве сервера БД указать MySQL или PostgreSQL, вы получите серверный вариант СЭД.
Системы не требует администрирования, возможен доступ к документам по чтению с других компьютеров локальной сети.
Интернет для работы не нужен, - все данные хранятся на локальном диске.
Для документооборота используются 2 папки "in" и "out" (могут быть сетевым ресурсом), из "in" система получает сообщения, в "out" отправляет. Транспортный уровень реализуется внешними средствами(VipNet, ftp и др.).
Работать с системой можно из браузеров Mozilla, Chrome и др. Подключение к системе по адресу 127.0.0.1:8080. В настройках браузера следует разрешить всплывающие окна для адреса 127.0.0.1:8080 (это не повлияет на безопасность).
После редактирования "Справочника организации" или справочника "Клиенты" необходимо нажать кнопку "Обновить". По этой кнопке все изменения будут загружены в систему.
Локальная версия системы, включая базу данных, вложенные файлы и все настройки находится в папке C:\Program Files\Result-Systems (если при установке Вы не указали другое). Для создания резервной копии или для переноса данных на другой компьютер просто скопируйте эту папку на флэшку. Систему можно запустить с флэшки.

Работа с системой

На стартовой странице размещена краткая инструкция пользователя, включающая правила работы с формами и представлениями, и также описание пиктограмм, запуск формирования отчетов и их экспорт в MS Excel. Кнопки и некоторые поля имеют всплывающие подсказки.